Аудиторы КСП и депутаты Воронежской гордумы предложили способы улучшения работы муниципального архива

Контрольно-счетная палата предоставила в Воронежскую гордуму отчет о проверке финансово-хозяйственной деятельности «Муниципального архива городского округа город Воронеж» и предложила вернуться к вопросу об определении структурного подразделения, которое будет отвечать за архивное дело муниципалитета. На данный момент, несмотря на то, что в ведение муниципального архива входят документы Архивного фонда РФ, постоянного хранения, поступающие из «ведомственных» архивов органов местного самоуправления и ликвидированных организаций, функции управления архивным делом, за работу с обращениями граждан и доментооборота за учреждением не закреплены. Не определен в учреждении и тариф на оказание платных услуг. По мнению аудиторов, это является серьезной недоработкой, ведь хотя архивные справки и копии документов, связанные с социальной защитой граждан, предоставляются муниципальным архивом бесплатно, услуги по делопроизводству, описанию архивных документов или копированию и переплету могут оказываться на платной основе, что благотворно окажется на финансовом положении учреждения. Не менее остро стоит вопрос об оцифровке имеющихся в архиве документов — из-за ограниченности собственных ресурсов управление не может оперативно сделать эту работу. Для решения этой проблемы депутаты Воронежской гордумы рекомендовали учреждению объявить торги и выбрать стороннюю организацию, которая и переведет документы в электронный формат. Такой способ будет менее затратным и по деньгам, и по времени. Требуют внимания и условия хранения архивных документов на бумажных носителях. Так помещение на проспекте Патриотов, в котором расположено основное хранилище, не соответствует требованиям — протечка на потолках и нарушение гидроизоляции помещения. К тому же еще в 2020 году заполненность хранилища 100%. Также полностью заполнено хранилище на улице Домостроителей, переданное архиву в августе 2019 года. Учреждение неоднократно направляло письма в УИЗО с просьбой выделить помещения, но ни одно из предлагаемых не соответствовало требованиям и правилам организации хранения архивных документов. Аудиторы предложили обратить внимание на ряд резервных муниципальных служебных помещений — например, на помещение по улице Цюрюпы, 32, которое по данным аудиторов неэффективно используется «Воронежским институтом экономики и социального управления».